"Creo que en unos años en lugar de enviar emails colaboraremos en un entorno parecido a Facebook, pero interno"

"El correo electrónico todavía es el principal medio de comunicación en la empresa. Sin embargo, lo utilizamos mal y ahora nos satura en lugar de ayudarnos. Las compañías se están dando cuenta de que deben abrirse a las nuevas herramientas sociales para mejorar la colaboración" (...)

Skype o Whatsapp han transformado la forma en la que nos comunicamos en nuestra esfera personal, en la empresa empieza a ocurrir algo parecido con estas y otras aplicaciones a las que en el ámbito corporativo se les suele denominar software social.

El abanico es amplio: Microblogging, plataformas de blogs, foros, intranets reconvertidas en redes sociales, chats, videochats, ofimática colaborativa... "Creo que en unos años en lugar de enviar emails colaboraremos en un entorno parecido a Facebook, pero interno. Dependeremos menos del correo y más de las redes sociales corporativas" (...)

Hasta 2008, esta compañía catalana tenía un problema: sus empleados apenas podían trabajar virtualmente entre ellos. "No había colaboración, solo disponíamos del correo electrónico".

Fue entonces cuando decidieron ser una de las primeras organizaciones en España en pasarse a Google y utilizar no solo su email, también su calendario, mensajería, blogs y programas online de edición de documentos en grupo.

"El salto fue brutal: hemos reducido el tráfico de emails, recortado un 25% la factura telefónica al utilizar el chat interno, abierto la mente de la organización y, sobre todo, mejorado la productividad y la agilidad de los empleados". (...)

En España, Telefónica I+D y La Caixa utilizan un software social adicional al email llamado Yammer, una especie de Twitter corporativo que permite publicar breves mensajes compartiendo información interesante o pidiendo consejo en un proyecto. "Es una forma muy eficiente de colaborar.

No spameas a nadie como lo haces con el email y la gente te responde", dice Carlos Domingo Soriano, consejero delegado de Telefónica I+D. El 75% de los empleados lo utiliza y el resto del grupo lo está empezando a adoptar.

Este tipo de herramientas no solo permiten compartir mejor el contenido, identificar a expertos dentro de la organización y ser más productivos. También se están aplicando para generar innovación.

"Utilizamos un sistema online en el que trimestralmente pedimos a los empleados que aporten ideas sobre determinados asuntos. En un año han enviado 1.100 ideas, de las que hemos seleccionado 12 para implementar en el negocio", explica Fernando Bueno, director de organización de Mutua Madrileña.

El 88% de los 2.000 empleados de la aseguradora participa en el sistema. Con él han logrado, por ejemplo, acelerar y afinar el lanzamiento de productos o mejorar el funcionamiento del servicio de atención al cliente.

"Ofrecemos un pequeño incentivo económico a aquellos cuyas ideas resulten seleccionadas, pero se trata más de reconocer su labor profesional", dice Bueno. Mutua ha invertido unos 100.000 euros en poner en marcha la plataforma, desarrollada por Ideas4all.

Al igual que la aseguradora, otras firmas como Banco Sabadell o

Vodafone utilizan sistemas similares de colaboración entre empleados.(...)

Para que la colaboración funcione más allá del email es fundamental designar a un responsable que la impulse. El gran debate es quién.

¿Debe ser alguien en el área de tecnología, recursos humanos, operaciones...? "El éxito se obtiene cuando todos los grupos están involucrados. Todos deben ser corresponsables", dice Luis Suárez.

Oriol Verdura, de Grupo Serhs, coincide: "En nuestro caso ha sido así. Es un cambio demasiado radical en la forma de trabajar como para que la decisión recaiga en una sola persona. Toda la dirección debe subirse al mismo barco". (El País, Negocios, 28/08/2011, p. 22)